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及时转档是用人单位的法定义务

发布时间:2018年5月25日 福州劳动工伤赔偿律师  
  案例

  劳动关系解除后用人单位必须及时转移职工档案

  徐明1985年因过失犯罪被判刑,1986年1月1日被其所在的木器加工厂开除,双方之间的劳动关系被解除了。

  1995年徐明刑满释放。重新就业需要有档案,徐明遂多次找木器加工厂要自己的档案,但得到的答复是没有档案。2005年9月,徐明又要求木器加工厂转移其人事档案。2005年9月26日,木器加工厂将徐明的档案转移至其户口所在地的街道办事处。

  2006年3月26日,徐明向劳动争议仲裁委员会,要求木器加工厂支付未及时转移档案给自己带来的各项经济损失9万元;失业保险金损失8000元,并补办此期间的养老保险、失业保险、医疗保险,并缴纳1995年1月至2005年9月的社会保险费用。

  劳动争议仲裁委员会裁决:木器加工厂支付未及时转档给徐明造成的损失2万元。

  木器加工厂不服仲裁裁决,于2006年6月起诉至法院称,徐明刑满释放后未主动与单位联系,单位不知其下落,故将档案留在单位比较稳妥。迟转档案的责任应由徐明承担,不同意支付徐明2万元损失赔偿。

  徐明也不服仲裁机构对木器厂赔偿数额的裁决,遂向法院提起反诉称:我1995年1月刑满释放后因没有档案无法就业,在此期间,我曾几次找木器加工厂要档案,该厂的答复是没有我的档案。2005年9月,我再次回厂查找档案,木器加工厂才于当月26日电话告知我档案转到了街道办事处。故徐明仍然坚持在仲裁中的请求事项。

  法院经审理后认为,用人单位在与职工解除劳动关系后,必须及时履行转移职工档案的义务。木器加工厂对未及时转出徐明档案的行为应承担相应责任。由于木器加工厂未将徐明档案及时转出,徐明在就业、办理社会保险等方面均会受到不利影响,木器加工厂应给予适当补偿。据此,法院判决:木器加工厂给付徐明经济补偿款2.5万元。其他请求不予支持。

  释法

  因转移劳动者档案引发的纠纷属于劳动争议

  从《劳动合同法》的角度看,本案涉及的问题主要有:

  1.徐明与木器加工厂之间的争议是否劳动争议?

  2.木器加工厂与员工解除劳动关系后,由于未及时将员工档案转出,是否应承担赔偿等法律责任?

  3.赔偿的数额是多少?

  根据《劳动合同法》和相关法律的规定可以看出,一方面,徐明与木器加工厂之间的争议是劳动争议。从劳动争议仲裁委员会和法院对本案的处理结果看,也是按劳动争议处理的。

  我国《劳动合同法》第二条规定:中华人民共和国境内的企业、个体经济组织、民办非企业等组织与劳动者建立劳动关系,订立、履行、变更、解除或终止劳动合同,适用本法。本案是因解除劳动关系而引起的转档纠纷,应属于《劳动合同法》的调整范围。

  另外,根据《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定:“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动组织人事部门。职工被劳教、劳改,原所在单位今后还准备录用的,其档案由原所在单位保管。”《劳动合同法》第五十条规定:用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。

  由此可见,用人单位解除或终止劳动合同引起的争议当然是劳动争议;因解除或终止劳动合同而产生的用人单位履行的转档义务应视为劳动合同的重要内容之一,因此而发生的争议应为劳动争议。

  《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》第五条规定,劳动者与用人单位解除或者终止劳动关系后,请求用人单位返还其收取的劳动合同定金、保证金、抵押金、抵押物产生的争议,或者办理劳动者的人事档案、社会保险关系等移转手续产生的争议,经劳动争议仲裁委员会仲裁后,当事人依法起诉的,人民法院应予受理。本案符合该司法解释的规定,应按劳动争议处理。

  另一方面,劳动者与用人单位解除劳动合同后,劳动者所在单位应在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动组织人事部门。

  《劳动合同法》进一步规定了用人单位应当在出具解除或者终止劳动合同的证明之日起十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。这是用人单位应当履行的法定义务,是职工终止劳动关系时应获得的劳动权利。如果用人单位与劳动者解除或终止劳动关系时,不按规定转移职工档案,则属于对职工劳动权利的侵害,是不履行法定义务的违法行为。

  本案中,木器加工厂将徐明开除并与其解除劳动关系后,没有履行在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动组织人事部门的义务。而因木器加工厂未将徐明档案及时转出,使徐明刑满释放后,在就业、办理社会保险等方面均受到不利影响,给其带来了经济损失,木器加工厂应给徐明一定的经济补偿。

  按《劳动合同法》第五十条、第八十四条规定精神,用人单位应当为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者依法解除或者终止劳动合同,用人单位扣押劳动者档案或其他物品的……给劳动者造成损害的,应承担赔偿责任。法院支持了徐明的部分请求,显然法院的判决是正确的。

  至于赔偿额数额的问题,法律并未有明确规定,因此,根据公平合理、过错责任原则,笔者认为,对于迟延转档案件,无论仲裁或法院,首先,应裁决或判令用人单位在一定期限内转移职工档案至符合法律规定的地方;其次,裁决或判令用人单位支付职工自其应当转档之日起至实际转档之日止的基本生活费。再次,裁决或判令用人单位为职工补缴自其应当转档之日起至实际转档之日止的应缴纳的各项社会保险。

  本案中,法院判决的木器加工厂赔偿徐明2.5万元的赔偿数额是多还是少,可依此作为考量标准。

  《劳动合同法》问答

  “档案”与劳动者合法权益密切相关

  什么是企业职工档案?根据《企业职工档案管理工作规定》第二条规定,企业职工档案是指企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。

  企业职工档案涉及的内容非常广泛,依《企业职工档案管理工作规定》第九条的规定,包括了履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);政审材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;其他可供组织参考的材料。

  因此,档案的存在以及其记载的内容对劳动者的生活有重大影响,和职工个人劳动权益密切相关,是劳动关系运行中不可缺少的组成部分.。

  档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。用人单位无论故意或过失,只要是存在档案迟延转移、丢失等情况,就违反了及时转移职工档案及妥善保管档案的法定义务,即构成了对劳动者合法权益的损害,应当承担赔偿责任。

  根据《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定,用人单位有义务在双方劳动合同解除或终止之日起一个月内将职工档案转移,否则就应承担迟延转档的民事责任。

  根据《劳动合同法》第五十条、第八十四条的规定,用人单位在解除或者终止劳动合同时,应当出具解除或终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。否则,给劳动者造成损害的,应承担赔偿责任。

  转移档案争议一般发生在劳动者与用人单位解除或终止劳动合同以后,用人单位不应因劳动关系的终止和解除而免除用人单位及时转档的义务,用人单位的转档义务应视为劳动合同的重要内容之一,应受《劳动法》和《劳动合同法》的调整。故:档案转移纠纷应按劳动争议案件受理。

  因此,对用人单位来说,依法及时转移档案是其应履行的一项法定义务,是与职工解除劳动关系后要做的一项重要的工作,决不能忽视。否则,日后就有可能因为档案问题发生纠纷,并要承担相应赔偿等法律责任的后果。

  对劳动者来说,也要重视自己的档案,协助用人单位档案的日常管理的工作,不要等到问题出现时才认识到档案的重要性。


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